Onafhankelijke IT-regie tussen federatie en leveranciers

Omschrijving

Een Europese sectorfederatie ondervond moeite om met haar IT-leveranciers tot bruikbare oplossingen te komen: de gesprekken waren tijdrovend en de opgeleverde resultaten sloten vaak niet aan op de werkelijke behoeften. In de opdracht wordt opgetreden als onafhankelijke tussenpersoon en “vertaler” tussen de federatie en haar leveranciers, van de hoog-niveau behoeften van de organisatie naar concrete leverancierspecificaties en terug. Het doel is drieledig: het data- en bestandsbeheer ordenen met één centraal toegangspunt, de continuïteit van het ledenextranet veiligstellen, en de organisatie begeleiden naar standaardoplossingen (“off-the-shelf”) in plaats van dure maatwerkontwikkeling.

Waardepropositie

• Onafhankelijke vertaler tussen klant en leveranciers: de organisatie hoeft niet langer zelf met providers te onderhandelen over technische specificaties; de juiste vraag wordt gesteld en het juiste resultaat afgedwongen.
• Aangetoonde kostenbeheersing: een onafhankelijke analyse van het hostingvoorstel van de leverancier legde een opslag van circa 211–273 % (3 à 4 keer de werkelijke cloudkost) bloot. Met een correct gedimensioneerd alternatief daalt de 36-maands-kost van ~€7.800–9.100 naar ~€1.300–2.200. Dat is een potentiële besparing van enkele duizenden euro’s én een sterke onderhandelingspositie.
• Sturen naar standaardoplossingen: bewust kiezen voor weinig of geen maatwerk om hoge ontwikkel- en onderhoudskosten te vermijden.
• Geordende digitale omgeving: een geïnventariseerd databestand met centraal toegangspunt en een gecontroleerde migratie naar een actueel open-source CMS-platform die de continuïteit van het extranet borgt.

Implementatiestatus

• Afgerond: inventarisatie en analyse van de data- en bestandsomgeving; werksessies met de klant; scoping en contractering van de CMS-migratie bij de leverancier; de migratie naar het nieuwe open-source CMS-platform is door de leverancier afgerond; project-kick-off gehouden; onafhankelijke kostenanalyse van de hostingopties; leveranciersvergelijking voor de standaard kantoor-/samenwerkomgeving (5 providers vergeleken). Ook de hostingbeslissing, de voorwaarden van het onderhoudscontract, de toekomst van het intranet en de gevraagde CMS-verbeteringen zijn beslist.